Manter o controle da participação não deve parecer uma pilha interminável de papelada.
No entanto, para muitas empresas, os sistemas desatualizados dificultam as tarefas diárias do que precisam. Você fica lutando para descobrir quem está dentro, quem está fora e quando eles estão trabalhando, geralmente com software que parece mais um fardo do que uma ferramenta.
Em 2024, um relatório preocupante do Trades Union Congress (TUC) descobriu que três em cada cinco funcionários (61%) se sentiram exaustos no final da maioria dos dias úteis. 55% também relataram que achavam que o trabalho estava ficando mais intenso e exigente ao longo do tempo.
Sem um rastreador de horas extras adequado (ou sistema de tempo de folga), uma alta porcentagem de sua equipe pode estar enfrentando estresse e esgotamento. Os sistemas de gerenciamento de ausência podem tirar essas preocupações.
Eles simplificam tudo, De acompanhar o tempo gasto em tarefas e solicitar férias anuais. Você pode fazer tudo a partir de um sistema unificado. Portanto, para saber mais sobre essas peças notáveis de tecnologia, consulte nosso guia completo para o software de rastreamento de tempo.
O que é o software de gerenciamento de tempo?
O software de gerenciamento de tempo refere-se a ferramentas digitais que ajudam as organizações a acompanhar a participação dos funcionários e outras tarefas baseadas em produtividade.
Eles ajudam as empresas a permanecer alinhadas com os requisitos estabelecidos na Lei dos Direitos dos Empregados (1996), principalmente aqueles relacionados ao direito a tempo de folga, declarações de pagamento e remuneração detalhadas.
Com esses sistemas, os gerentes podem se manter atualizados com uma visão geral em toda a empresa das atividades diárias de seus funcionários. Um de seus benefícios centrais é a capacidade de rastrear o tempo gasto em tarefas de trabalho.
As estatísticas do governo do Reino Unido mostram que a ocupação com a maior porcentagem de trabalhadores é na verdade 'empregos profissionais': 25,7% dos trabalhos de trabalho em escritórios.
Como tal, é necessário um software de gerenciamento de tempo para registrar o tempo gasto em diferentes projetos, reuniões da empresa ou projetos pontuais. Ao fornecer informações valiosas sobre como o tempo é distribuído, os gerentes podem identificar áreas onde é necessário mais suporte.
Eles são ótimos para o ambiente de trabalho do Reino Unido, especialmente porque muitas empresas fizeram a transição para um cronograma híbrido em consultório e trabalho de casa. Com o software de gerenciamento de tempo, trabalhadores flexíveis e remotos têm uma maneira estruturada de permanecer produtivo onde quer que estejam.
As leis do Reino Unido em torno do máximo de horário de trabalho semanal significam que os funcionários não podem trabalhar mais de 48 horas por semana, em média: o software de gerenciamento de tempo pode impedir que esses regulamentos de trabalho passassem despercebidos.
Também pode explicar vários tipos de dias de folga. Por exemplo, esses sistemas identificam padrões de absenteísmo, como dias de saúde mental. Os dados de e-dias sugerem que a probabilidade de uma ausência de saúde mental recorrente em 12 meses é de 24,4%.
Em casos como esses, o software de rastreamento de tempo dos funcionários pode ajudar os gerentes a lidar com quaisquer problemas recorrentes que a equipe possa estar enfrentando.
Não existe uma abordagem de 'tamanho único' para escolher o software certo de rastreamento de tempo dos funcionários. Algumas empresas são maiores, estruturadas de maneira diferente ou podem ter requisitos de colaboração específicos do setor.
Com isso em mente, é importante não mergulhar na cabeça primeiro. Antes de se estabelecer no software, primeiro, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
Fluxo de trabalho
Comece reunindo feedback da equipe. Como diferentes equipes gerenciam tarefas? Os projetos são diretos, com prazos definidos ou mais complexos?
Se você estiver lidando com cronogramas complexos, precisará de software que ofereça rastreamento e relatórios detalhados. Uma imagem clara de como você trabalha hoje o guiará em direção a uma ferramenta que se encaixa diretamente em sua rotina.
Tamanho da equipe e requisitos de colaboração
O tamanho e a estrutura da sua equipe são muito importantes.
Uma equipe pequena pode preferir uma ferramenta simples para manter as coisas organizadas, enquanto equipes maiores, ou aquelas que trabalham entre os departamentos, podem se beneficiar mais de recursos avançados, como atualizações em tempo real e acesso baseado em funções.
As equipes que trabalham remotamente ou colaboram freqüentemente podem se beneficiar mais da integração de programas de software de rastreamento de tempo focados na comunicação (e você sabia que o aumento dos níveis de engajamento entre os funcionários pode resultar em uma redução de 41% no absenteísmo?)
Considerações específicas da indústria
Escolher uma ferramenta que entenda os desafios do seu setor pode fazer uma enorme diferença. Um escritório de advocacia, por exemplo, pode priorizar o rastreamento preciso de horas faturáveis, enquanto uma agência criativa pode se concentrar nas linhas do projeto e na alocação de recursos.
Não se esqueça de verificar se existem requisitos específicos de conformidade, como padrões de proteção de dados, que o software precisa atender ao seu setor.
Quais são os principais recursos a serem procurados no software de rastreamento de tempo?
Software fácil de usar
Uma interface amigável é uma consideração crucial ao comprar o software de monitoramento de presença. Designs simples facilitam o uso do sistema de gerentes e funcionários, o que reduz a curva de aprendizado e aumenta a probabilidade de adoção em toda a empresa.
Componentes importantes de uma interface de usuário intuitiva consistem em:
- Menu de navegação limpo
- Recursos acessíveis
- Compatível com uma variedade de dispositivos e um design responsivo
Esses componentes de design ajudam a criar um local de trabalho mais eficiente e bem organizado.
Acessibilidade móvel
Não importa onde estejam, os trabalhadores podem usar seus smartphones ou tablets para entrar e sair, graças à acessibilidade móvel. As empresas que operam em escritórios domésticas ou têm trabalhadores baseados em campo podem se beneficiar especialmente do acesso remoto.
A pesquisa da Harvard Business Review constatou que, antes da pandemia Covid-19, 64% das empresas que ofereciam acordos de fleta-time os tornaram informalmente.
Mas o software de gerenciamento de ausência de tempo elimina essa baixa transparência corporativa. Os funcionários podem ter acesso aos direitos de férias e acordos de trabalho em qualquer lugar do mundo.
Integração de RH e folha de pagamento
As empresas podem se beneficiar muito de um fluxo consistente de dados de pessoal entre as plataformas. O aumento da conexão minimiza os erros, economiza tempo e elimina a necessidade de entrada de dados humanos!
Por exemplo, quando os dados de folha de pagamento e presença são sincronizados automaticamente, garante que os trabalhadores sejam reembolsados razoavelmente pelas horas em que dedicaram.
Rastreamento/relatório imediato do tempo
Os relógios dos funcionários e os relógios são gravados instantaneamente usando o rastreamento em tempo real.
Como o rastreamento é instantâneo, os gerentes podem lidar com os problemas de participação assim que forem descobertos. Depois disso, eles podem realizar mais efetivamente os recursos.
Os relatórios em tempo real também fornecem dados atuais sobre as tendências de participação, permitindo que as decisões sejam tomadas de acordo com as leis trabalhistas.
Por exemplo, as regras do Reino Unido sobre contatos de emprego e horário de trabalho afirmam que quase todas as pessoas classificadas como trabalhadores têm direito a 5,6 semanas de férias pagas por ano.
Como o software de gerenciamento de tempo também oferece informações precisas sobre as horas trabalhadas, a precisão da folha de pagamento é igualmente fortalecida.
Recursos de segurança e conformidade
As empresas do Reino Unido devem garantir que seus sistemas de monitoramento de presença sigam leis como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).
Somente dados essenciais devem ser coletados por esses sistemas, e os dados privados devem ser protegidos para evitar acesso não autorizado. Para proteger dados confidenciais dos funcionários, medidas de segurança como criptografia de dados e auditorias frequentes podem ser implementadas.
Quais são os benefícios do software de rastreamento de tempo para as empresas?
O software de rastreamento de tempo tem tudo a ver com ajudar as empresas a crescer. Ao fornecer o monitoramento em tempo real da participação nos funcionários, esses sistemas incentivam uma maior transparência no local de trabalho.
Maior precisão
Os métodos tradicionais de rastreamento de presença podem levar a imprecisões, como entradas de dados incorretas ou roubo de tempo deliberado. Os sistemas de atendimento automatizados abordam esses desafios, fornecendo informações precisas e em tempo real sobre o horário de trabalho dos funcionários.
Recursos avançados, incluindo verificação biométrica e rastreamento de geolocalização, certifique -se de que todas as facetas do rastreamento de participação sejam o mais precisas possível.
De fato, uma revisão interessante do Instituto de Estudos de Emprego constatou que o aperto de políticas para revisar a participação estava associado a diminuições na ausência.
Substituindo o software antigo
Muitas empresas do Reino Unido continuam a confiar nos métodos tradicionais para registrar a participação nos funcionários, o que pode resultar em erros humanos. Mudar para um sistema de atendimento digital pode aliviar as cargas de trabalho administrativas.
Melhor produtividade
Se houver sistemas de atendimento automatizado, a gerência pode ter mais tempo para se dedicar a projetos que aumentam a produtividade, como treinamento ou desenvolvimento de talentos.
Essas soluções simplificam para os gerentes exportar dados de presença para processamento automatizado, integrando suas plataformas de monitoramento de presença com software de folha de pagamento.
Com esse grau de integração, é mais provável que os funcionários sejam pagos no prazo (e com menos trabalho administrativo!)
Invista no software de rastreamento de tempo hoje!
Agora que você sabe mais sobre a maneira como este software pode facilitar sua vida, talvez seja hora de investir.
Otimizar operações diárias não significa revisar sua empresa; Esses sistemas podem se encaixar diretamente nos seus procedimentos administrativos existentes. Lembre -se de manter todos os acionistas atualizados.
Identifique os membros da equipe que mais usarão o software e que eles saibam exatamente o que está sendo considerado. Após um período de teste e feedback da equipe, você pode achar que permanecer organizado no local de trabalho parece mais fácil do que nunca.
