A IA pode não apenas automatizar todo o trabalho ocupado e economizar tempo, mas também se tornar um parceiro estratégico para aumentar as estratégias do cliente.
E não é apenas a teoria – os números falam por si:
- No Catalyst Marketing, o CEO Robin Emiliani reduziu de 80 a 90% do tempo gasto na resposta a solicitar propostas (RFPs) usando a IA, permitindo que sua agência aproveite mais oportunidades e ganhe mais negócios.
- Ryan Anderson, fundador da Markiserv, automatizou a transcrição e anotações, aumentando a atenção para reuniões em 70%-sua equipe está agora mais presente, engajada e produzindo trabalho de alta qualidade.
- No Linkedist, o gerente de projeto Goda Aukštikalnytė reduziu o tempo de pesquisa em 90% e o tempo de criação de conteúdo em 70%, liberando seu tempo para tarefas mais estratégicas.
Tudo isso prova que as agências não estão apenas economizando tempo, mas também estão escalando sem esgotamento.
Neste artigo, dividiremos as principais maneiras pelas quais as agências estão automatizando seu dia-a-dia-e as ferramentas de IA que fazem isso acontecer.
1. Criando melhores estratégias de clientes em menos tempo
A maioria das agências acha que a IA é apenas para automatizar processos. Mas, na verdade, a IA pode se tornar um parceiro de confiança (uma segunda voz, se você quiser) para testar suas teorias e subir de nível de nível da estratégia do cliente.
Por exemplo, no Catalyst Marketing, o fundador Robin Emiliani usa Claude para brainstorming de estratégias de campanha, hipóteses de teste e descobrir pontos cegos.
“Eu uso Claude 20 vezes por dia para praticamente qualquer coisa que estou fazendo”, diz ela. “É ótimo para discernir o que é o BS e quais são algumas boas pepitas de informação – seja para SEO, estratégia de conteúdo ou inteligência competitiva”.
Quando Robin tem uma teoria sobre a estratégia de um cliente, ou mesmo o posicionamento de sua agência, ela vai passar por Claude para ver o que poderia estar perdendo. Isso a ajuda a olhar para um desafio de vários ângulos e tomar decisões mais fortes, mais rápido.
Mas uma forte estratégia começa com pesquisas sólidas, e é aí que entra a perplexidade. É rápido, factual e projetado para evitar alucinações.
As agências o usam para pesquisa: puxando dados de concorrentes, surgindo insights de SEO e transformando tudo isso em resumos de conteúdo ou decks de estratégia com citações assadas.
Quer dar um passo mais fundo?
Você pode colocar a perplexidade e o claude um contra o outro para criar as melhores e mais somas idéias e estratégias. Por exemplo, quando a perplexidade lhe dá uma resposta, desafie -a com Claude com um rápido como:
“Isso não parece certo. Aqui estão as razões pelas quais eu acho que essa abordagem não é muito precisa. O que você acha?”
Esta é a abordagem que Robin usa em sua agência. Ela diz: “É selvagem. Parece que eu tenho um fórum inteiro de pessoas sentadas na minha frente – quase como um painel. Temos esse debate saudável para frente e para trás até sentirmos que chegamos à conclusão certa”.
Essa combinação de ferramentas de IA pode ajudá -lo a criar melhores estratégias de clientes, mais rápidas.
2. Acelerando RFPs e propostas
Responder à RFPS é uma daquelas partes de “alto esforço, alta recompensa” da vida da agência, mas o custo do tempo pode ser brutal.
A elaboração de uma proposta do zero pode levá -lo a dias e, até então, a oportunidade já pode estar perdida.
AI pode ajudá -lo a acelerar o processo.
No Catalyst Marketing, o CEO Robin Emiliani cortou 80 a 90% do tempo gasto em responder aos RFPs com perplexidade.
Ela treinou perplexidade em propostas anteriores, a voz da marca da agência e o posicionamento. Então, quando uma nova RFP entra, a perplexidade extrai desse conhecimento para elaborar respostas relevantes, já adaptadas à oportunidade.
“Respondemos a alguns RFPs nos últimos 9 anos de negócios”, explica Robin. “Então, construímos um sistema em que carregamos essas informações em perplexidade. Em seguida, ele se baseia nessas informações e cria uma nova resposta em literalmente um décimo das vezes. Isso nos ajuda a responder a mais RFPs em um período mais curto”.
3. Organização do conhecimento interno (importante)
Se você é uma agência, provavelmente tem uma infinidade de notas de reunião, propostas e documentos de estratégia.
Manter tudo organizado e extrair as informações mais úteis deles é um trabalho em tempo integral em si.
Para isso, Robin Emiliani, da Catalyst Marketing, juram pela Airtable.
“A Airtable tem sido fascinante para a nossa agência”, diz ela. “Nosso chefe de operações o implementou para agregar dados de nossa ferramenta de gerenciamento de projetos e reunir as informações importantes que precisamos ver, como as taxas de utilização e como isso é alocado a clientes específicos e lucratividade”.
Outra ferramenta útil é o Notebooklm do Google. Ele resume automaticamente documentos longos, extrai insights importantes e facilita a referência de conversas anteriores – tudo ao integrar perfeitamente ao Google Drive.
Tudo que você precisa fazer é fazer upload de suas fontes como:
- Reunindo transcrições e notas
- Planos de projeto
- Propostas anteriores
- Documentos anteriores do projeto
E então você pode pedir notebook LM para:
- Obtenha itens de ação e os próximos passos
- Gerar repescagens para e -mails e propostas
- Acompanhe compromissos em várias reuniões
- Gerar perguntas frequentes para membros da equipe
- Extrai aprendizados de campanhas anteriores
Com ferramentas como Airtable e Notebooklm, nenhum conhecimento se perde e é sempre acessível por qualquer pessoa da sua equipe.
4. Automatando o acompanhamento do cliente e atualizações internas
Quando dizemos “automatizar o acompanhamento do cliente”, não queremos dizer que a IA converse com os clientes. Na verdade, aconselhamos contra, porque é uma maneira infalível de quebrar a confiança entre você e seu cliente.
Queremos dizer automatizar a parte tediosa do que acontece depois ligações do cliente.
Escrever e-mails de acompanhamento, resumir reuniões longas e manter o CRMS atualizado é um trabalho repetitivo que nem sempre precisa de um humano.
Na Hop Skip Media, uma agência de PPC, CEO e fundador Ameet Khabra jura por Fathom. Ele registra e resume automaticamente chamadas, destaca os principais itens de ação e os empurra para o Slack ou seu CRM.
Ameet diz: “Adoramos a Fathom para as reuniões dos clientes. Ele captura as conversas e gera automaticamente listas de tarefas acionáveis, certificando-se de que nada caia nas rachaduras”.
Se olhar para sua caixa de entrada lhe dar uma dor de cabeça, a Fyxer AI pode ajudar. Você pode usá -lo para:
- Classifique automaticamente e -mails em diferentes categorias
- Rascunho e -mails em seu tom para uma comunicação mais rápida
- Resuma as reuniões e envie e-mails de acompanhamento imediatamente após as chamadas
- Otimize a programação analisando calendários e sugerindo os melhores tempos de reunião
E para respostas rápidas e polidas por email, Gemini (gratuito para usuários do Google Workspace) escreve rascunhos diretamente no Gmail – perfeita para obter pequenas atualizações que ainda parecem humanas.
Tudo isso não apenas economiza tempo, mas também mantém sua caixa de entrada, documentos e chamadas de clientes organizadas.
5. Criando conteúdo mais rápido
De postagens no blog a campanhas por e -mail e cópia do anúncio, o conteúdo ainda é um dos maiores resultados para a maioria das agências. E geralmente é o mais lento.
É por isso que as equipes estão se voltando para a IA – não para substituir os redatores, mas para ajudá -los a se mover mais rápido sem queimar ou comprometer a qualidade.
No Cro Guys, o fundador Mauricio Acuna diz que eles usam ChatGPT e ContentShake AI da Semrush para redigir o conteúdo do blog e a estrutura de idéias. Ajuda a equipe a superar o bloco dos escritores e a criar idéias mais abrangentes.
Quando o tom precisa mudar ou a mensagem precisa de polimento, Claude é o objetivo. É especialmente forte com conteúdo de formato longo-manipulando tudo, desde a cópia da Nutrike de e-mail até os whitepapers-e mantendo a voz consistente o tempo todo. Como entende melhor o contexto, requer menos edições para obtê-lo pronto para o cliente.
Para campanhas de PPC, o ChatGPT é ótimo em criar versões diferentes das manchetes. Ele pode gerar 10 opções em segundos, dando à sua equipe mais para trabalhar e testar.
“Estamos fazendo uma experimentação de conteúdo com a IA de que nenhum humano poderia ter tempo para executar. Suponha que queremos testar 20 versões de um título de anúncio do LinkedIn; em segundos, a IA pode escrevê -las e administramos todos de uma só vez”, diz Peter Lewis, fundador e CEO da Strategic Pete, uma agência de consultoria de marketing.
Mas a qualidade de suas solicitações é importante aqui. Como Braveen Kumar escreve no artigo do artigo, como usar o ChatGPT para anúncios do Facebook, a chave para obter a produção de alta qualidade é:
- Fornecer parâmetros de cópia específicos
- Peça a várias gerações para escolher uma agência de marketing, não é apenas fornecer ótimas campanhas.
- Trata-se também de manipular projetos, gerenciar equipes, pular chamadas de clientes, escrever e-mails e lidar com um milhão de outras tarefas ad-hoc que aparecem todos os dias.
- É fácil ficar enterrado no trabalho administrativo, enquanto tarefas de alto valor-como estratégia, relacionamento com clientes e crescimento-são empurradas para o backburner.
- É aqui que AI causa um impacto real.
- de
- Forneça contexto por meio de instruções personalizadas ou no prompt
Também é importante observar que a AI escreve no algoritmo, não para o seu público específico. É aqui que seus redatores devem assumir e refinar as versões com melhor desempenho para soar como uma pessoa-não um bot.
James Targett, gerente de projetos criativos da Stackadapt também compartilha o mesmo sentimento no artigo, “Como a IA generativa está remodelando os fluxos de trabalho criativos do AD”. Neste artigo. “Podemos produzir 50 manchetes o mais rápido que poderíamos produzir historicamente uma”, diz ele. “Isso é realmente benéfico, mas sempre queremos um humano envolvido para curar e refinar os melhores”.
Dica final: não deixe a IA correr solto
A IA está aqui para ajudar, mas não é para ser um problema ou substituto para o julgamento humano.
Como o que o CTO Artūras Lazejevas coloca: “Você não pode usá -lo demais porque vai afastar os clientes. Mas também não pode ignorá -lo e se tornar um dinossauro”.
A chave é usar a automação para dimensionar as partes da sua agência que já funcionam – sem perder as relações humanas que fazem tudo importar.
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